En el marco de la emergencia sanitaria decretada a nivel Nacional, se visualiza como consecuencia directa la readecuación de diversos procedimientos que han tenido que adecuarse rápidamente al nuevo contexto social.
Ello ha sido lo acontecido con las asambleas y reuniones societarias cuya celebración a distancia debió ser regulada para garantizar el funcionamiento de las mismas durante esta situación excepcional.
Tanto Inspección de Personas Jurídicas de Río Negro como la Dirección General de Registro Público de Comercio, dictaron resoluciones regulatorias sobre este aspecto en Abril 2020 (Res. N°1/20 DGRPC y Res. N° 115/20 IGJRN) a los fines de permitir las reuniones societarias a distancia a pesar de no estar regulada dicha posibilidad en sus estatutos.
Los requisitos en ambas regulaciones son:
1.- Se garantice libre accesibilidad de todos los participantes a las reuniones, con transparencia e igualdad entre los participantes.
2.- Participación mediante plataformas que permitan la transmisión en simultaneo de audio y video.
3.-La participación con voz y voto de todos los miembros y del órgano de fiscalización, en su caso.
4.- Que la reunión sea grabada y sea conservada en soporte digital, debiendo estar a disposición de cualquier socio que la solicite. En este punto Neuquen exige una conservación de copia en soporte digital por el término de 5 años mientras que Río Negro prevé un plazo de 2 años.
5.- Que la reunión sea transcripta en el libro societario correspondiente. En Neuquén se exige que se deje constancia de quien ha sido la persona que realizó la transcripción y de quienes participaron de la reunión, mediante qué medio electrónico se efectuó, el quorum, el resultado de las votaciones y estar suscripta. En Río Negro se exige de deje constancia de las personas que participaron y estar suscripta por el representante legal de la sociedad.
6.- Que en la convocatoria y comunicación se informe de manera clara y sencilla cuál es la plataforma elegida y el modo de acceso a los efectos de permitir dicha participación.
7.- Que se prevean los modos de resoluciones de circunstancias técnicas que dificulten o impidan la realización y/o continuación de la reunión. Este punto sólo ha sido exigido en la Resolución Técnica de Neuquén.
Esta modalidad sólo se permite a la fecha mientras se encuentre prohibida, limitada y restringida la libre circulación de las personas humanas ante la declaración de emergencia sanitaria a nivel nacional.
Lo destacable es que con estas regulaciones, tanto Río Negro como Neuquén, permiten que los estatutos prevean a futuro (ya sea en nuevas sociedades o en las modificaciones de los contratos sociales o estatutos de sociedades vigentes) mecanismos para la realización de reuniones del órgano de administración o de gobierno a distancia, siempre que se garantice el mínimo de condiciones exigidas ya detalladas. Este aspecto ya había aspecto contemplado por el art. 158 del Código Civil y Comercial pero restaba la regulación correspondiente para su aplicación.
A modo de conclusión, entendemos que ambas normativas constituyen un avance en la modernización del derecho societario, permitiendo la aplicación de herramientas informáticas y digitales que hasta la fecha se encontraban vedadas.
María Laura Segovia Greco
Abogada